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國際研討會及論壇 主持座談演講

上一期本專欄介紹了國際研討會或論壇的司儀現場接待及流程掌控,並提供實用句型和必學單字,然而,當研討會進行中,座談主持人又有哪些環節要留意呢?

 

秀玟任職於文明顧問公司,協助籌辦「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會。在她寄出英文邀請函後,成功邀請到一位國外知名教授擔任主講。而她也回信給講者,表達感謝並與之確認進一步的細節。演講將至,秀玟的任務卻尚未告一段落。為了確保研討會流程順暢並且不失國際禮儀,她著手撰寫座談主持人的講稿,為主持人草擬開場、討論與結語等情況所需的英文文稿。

 

國際會議分為「學術」以及「商業」兩種性質。學術會議大多由學校或政府部門舉辦,主題偏重理論導向,而目的是為了解決問題。而商業會議則偏重於實務導向,目的是為了討探當今趨勢。學術會議的大會主席或主持人通常為校長或政府

官員,而在商業會議中則多由公司領導者等實務界人士擔任。在國際會議中,司儀的任務在介紹場地設施及會議整體的流程掌控,大會主席的致詞則在於歡迎到場來賓,並簡要說明此次會議的意義與價值(請分別參考《English Career 》第65期與第64期);至於座談主持人,則重點在於掌控演講流程、引導聽眾提問。在提問時間結束後,主持人可以再為先前的討論做出簡短總結,並且在最後感謝講者及所有與會人士。

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實用句型掌握會議全局

 

  1. Respond to回應:當主持人要與演講者或觀眾互動時,可以使用這個句型(見例句2。以下再提供兩句例句作為此句型的應用參考:

 

How would like to respond to this gentleman’s question?

(你會想要如何回應這位先生的問題呢?)

 

I would like to respond to your questions by referring to this chart.

(我想要參考這個圖表來回應你所提的問題。)

 

  1. sum up總結;概述:在觀眾提問結束後,使用這個句型可以畫龍點睛地為整個主持工作收尾(見例句 4。以下再提供兩句例句作為此句型的應用參考:

 

Ladies and gentlemen, please allow me to sum up all the arguments.

(各位先生女事,請容許我總結所有的論點。)

 

He summed up the situation in one word: chaos.

(他用一個字總結這個情形:混亂。)

 

注意時間控制小技巧

 

在講座的流程管控上,主辦單位應當在事前與講者溝通,講好在演講即將結束之際,將會如何提醒講者時間將屆。

 

一般演講,通常會分三個時間點提醒講者,舉例來說,若總演講時間為50分鐘,則在預訂結束時間的十分鐘前、五分鐘前與三分鐘前,舉牌提醒講者盡快收尾作結。切勿用鈴聲提醒講者,此為極不禮貌的作法。

 

而對於聽眾提問,在討論開始前,座談主持人應當清楚說明提問須知(見例句 1 。一般來說,提問者必須舉手等待被點名後,限時二分鐘內闡述問題,並且開頭必須提供自己的姓名、職稱與任職單位名稱。

 

若討論與提問是透過線上方式進行,主持人也須向聽眾說明進入提問區的途徑,如提供QR code或是網址以進入線上提問區。若聽眾必須操作提問裝置才能發問,主持人也須介紹裝置的使用方式。

 

掌控回覆問題方式,第一種作法為聽眾問一題,講者便答一題;第二種作法為主持人蒐集三個問題後,再統一由講者回答。需注意的是,聽眾的提問時間若超過二分鐘,主持人須有技巧地制止其發言(見例句2 ,或請提問者用一句話總結自己的問題。而講者在回覆問題時,主持人也須提醒其控制時間,最後30秒的時間為該討論做總結。

 

此外,若講座最後沒有足夠時間進行提問討論,主持人在徵求講者的同意後,可以提供講者的電子郵件信箱給聽眾私下寫信提問(見例句 3,或可以請聽眾將問題寫在小紙條上再一併交給講者,以便其於網路平台公開回覆或用電子郵件逐一回覆。

(本文由陳超明、彭若寧共同撰寫)

 

 

主持講座必學單字

stimulating 有啟發性的;激勵人心的

deliver (a speech) 發表演講

insight 深刻見解;洞察力

 

陳超明

台灣全球化教育推廣協會理事長

實踐大學應外系暨

創意產業博士班講座教授

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