國際研討會及論壇 現場接待及流程掌控

上一期本專欄介紹了國際研討會或論壇的英文致詞稿如何撰寫,並提供實用的國際溝通句型和必學單字。然而,當國際研討會開始舉行時,現場流程掌控又有哪些「眉角」該注意呢?

 

秀玟辦理的國際研討會總算如期開始了。現場有如戰場,有許多需要提醒的事項要處理,秀玟必須扮演作戰指揮官的角色,整合公司所有員工、外聘臨時接待人員及飯店工作人員,辦好這次研討會。

 

國際研討會現場,最重要的是接待及流程掌控。現場除國外貴賓外,也有不少本地機關官員來賓及參加者,除了該有的後勤支援、會場布置與接待外,整體會議的成敗,來自整個會場的掌控。

在會議正式開始之前,工作人員須為與會來賓及參加者事先準備好已印製單位、頭銜及姓名之名牌。由於是在台灣舉辦,最好能有中英雙語,名牌格式可因各公司或單位性質不同,適當調整(見中英文名牌範例)。會議開始後,為使所有與會人士都能了解現場情形,司儀最好能具備雙語能力,除了介紹來賓,也須提醒會議參加者一些基本的會議需求:如口譯設備借取、時間提醒、關掉手機,以及用餐地點等。可參考「研討會流程及司儀控場致詞範例」,進行雙語的流程管控。

 

以下我們將以實例介紹實用句型:

 

三大實用句型 讓國際會議司儀輕鬆上手

 

一、S + am/is/are + honored to V 表示很榮幸做某件事時,可以使用這個句型,常作為介紹重要賓客時使用。(見例句1 )

 

二、S + is/are served + (place) 某樣東西在某地方提供服務。在研討會中指示午餐、茶點、飲用水等物品的供應位置時,可以使用這個句型。(見例句2 )

 

三、S + is/are reserved for + N「保留給⋯」舉辦大型研討會,為照顧到各種需求,常常會安排一些預備好的環境給有需求的特定人士,如安排素食區給素食者、安排保留席給會議講者及討論者,司儀都可藉此句型向外國賓客說明。(見例句3 )

 

 感謝狀及會議現場細節須知

 

台灣官方機構或學術團體,經常準備感謝狀,以答謝遠道而來的專家學者,也作為參加此次論壇的紀念及出席證明,其格式如下。

此外,舉辦國際研討會,在現場也應該注意以下細節:

 

  • 會議語言最好以中英文雙語進行,以免 從國外前來的貴賓無法透過司儀指示了解現場狀況,也無法與講者進一步的交流。
  • 會議現場指示標語必須採用雙語,並簡潔 有力,符合國際慣例。越來越多的國際研討會,會在現場製作一個QR Code(分不同語言),可以連結會議議程、手冊,會場地圖等。
  • 會議進行,必須有專人提醒主持人及演 講者、討論者有關時間的掌握,以免耽擱後續的行程。可以事前製作如 two minutes left、oneminute left、time’s up 等牌子,舉牌提醒。同時注意避免使用鈴聲,以免造成對會議干擾或對演講者的不尊重。

 

(本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫)

 

陳超明

台灣全球化教育推廣協會理事長

實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授

 

掌控國際會議現場流程必學字詞

turn off your mobile phone 關閉手機

simultaneous interpretation 同步即時口譯

keynote speech 主題演講

an opening remark 開場致詞

take a group photo 照團體照

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