國際研討會及論壇會議手冊撰寫

上一期我們和大家分享了國際研討會的會議資料如何準備、相關細節如何確認,學會在書信往來中使用實用的句型溝通。不過,資料收齊之後,會議手冊的編纂又是另一個挑戰,一起來看看有哪些需要注意的地方吧!

 

顧問公司的秀玟籌備這場國際論壇近半年了,這段期間,秀玟花費許多心力聯繫國外講者,好不容易收齊了講者的簡歷與會議資料,以為只要將資料彙整為手冊就能送印,沒想到,會議手冊的內容必須有中英文兩種版本,目錄、議程與會議規則等的撰寫,到底該如何著手呢?

 

會議手冊是國際研討會或論壇中最重要的書面資料。除了可提供與會人員了解國內外講者的簡歷背景、會議各場次的主題與內容,亦可讓參與者了解會議流程與安排。若使用了錯誤的英文,將影響與會者對主辦單位的觀感,因此務必特別留意英文的正確性與適當性。以下將從「目錄」、「議程表」、「會議規則」三大部分,舉例說明撰寫時的注意事項與實用句型。

 

目錄》展現專業 留意大小寫與職稱

 

常見架構包括「議程表」、「會議規則與注意事項」,以及專題演講與各場次論壇主講人及與談人的「簡歷」、「講題大綱」、「簡報資料」等。注意事項如下:

 

一、大小寫規則:英文標題或目錄,除介係詞及連接詞(如 for、in、and)或冠詞(如a、an、the)外,每個單字的字首都應採用大寫。

 

以「創意產業人才發展新趨勢」國際論壇為例,適當的英文寫法應為「The Emerging Trends in Talent Development for Creative Industries」;目錄上「會議規則與注意事項」的英文寫法, 正確應為「Rules and Regulations」。

 

二、教授職稱:許多人撰寫英文議程或目錄時,常遇到的困擾就是教授職稱的英譯,不同層級教授的英文寫法可參考表一。

 

有些學者還擔任學校的行政工作,例如所長(Chair∕Director)、院長(Dean)或校長(President)等。由於行政工作涉及各國學校行政體制,翻譯上相當多元,在此僅略舉一二。此外,若對方是業界專家,可以參考其在公司職位來列;若對方有博士學位,則通常會以「Dr.」稱之。

 

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目錄範例

目錄Table of Contents

議程表……………………………………………………2
Agenda

會議規則與注意事項……………………………………5
Rules and Regulations

專題演講主講人簡歷……………………………………8
Keynote Speaker

專題座談一:與會人員簡歷 …………………………20
Session 1: Speaker and Panelists

專題座談二:與會人員簡歷 …………………………24
Session 2: Speaker and Panelists

【專題演講】創意產業管理新趨勢 …………………28

主講人: 英國華威大學文化政策研究中心Chris Bilton副教授
Keynote Speech: The Emerging Trends in Management in Creative Industries

Keynote Speaker: Chris Bilton, Reader (Associate Professor), Centre for Cultural Policy Studies,
University of Warwick, UK

【專題座談一】創意產業人才管理策略 ……………36
主講人:日本一橋大學創意研究中心佐藤學特聘教授
Session 1: Talent Management Strategies in Creative Industries
Speaker: Manabu Sato, Distinguished Professor, Center for Creative Research, Hitotsubashi
University, Japan

【專題座談二】創意產業管理人才培育策略 ………52
主講人:澳洲墨爾本皇家理工大學Mary Taylor 教授
Session 2: Strategies for Talent Development in Managerial Positions in Creative Industries
Speaker: Mary Taylor, Professor, RMIT University, Melbourne Campus, Australia

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議程表》留意活動性質 輕鬆掌握排程

 

議程表上必須包含日期、時間、地點、活動場次、演講主題與報告順序等。注意事項如下:

 

一、日期:若採用美式寫法,應以「月日年」來表示,如「 10, 2014」;亦可採用英式用法,以「日月年」來表示,如「10th Sept., 2014」。兩種都正確,但建議在會議手冊中採用一致寫法。

 

二、時間:一種是24 小時制,如「15:20-16:50」;另一種則是標註上午(m.)/下午(p.m.)的12 小時制,記得兩個字母都要有縮寫點,如「3:20 p.m.-4:50 p.m.」。

 

三、地點:用來表示活動場地的英文詞彙為「Venue」,意為集會活動的發生地。

 

四、活動場次:很多人會把議程中「活動」的英文誤用為「activity」,其實大部分情況都應使用「event」。activity 主要指的是整體過程中的一些活動,強調活動的狀態或是現正進行的活動;而event 強調某個事件或活動的整體。通常在研討會或論壇中,除了一連串延續的動作或小型活動會使用activity,大都使用event,如晚宴或工作坊的舉辦等。

 

五、報告順序安排:一般來說,專題演講(keynote speech)會安排在開幕第一場,也是最重要的一場,揭示本研討會的方向,演講時間至少30 分鐘或一個小時左右。除非演講者同意,否則不接受與會者現場提問。

 

另外,議程表中也會羅列出所有參與報告或討論的專家學者,其中,須留意「與談人」在英文中有「panelist」與「discussant」的差別。一般研討會或論壇通常會穿插進行專題討論(panel discussion),由主持人(moderator或host)帶領,參與討論的學者或專家就叫做panelists。而在重要的演講或論文發表場次,通常會安排一些回應者,這些回應者則稱之為discussant。

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議程表範例

Agenda

Date Time Events
March 10, 2018 (Saturday) 09:30-10:00 Registration
10:00-10:20 Opening Ceremony
10:20-11:50 Keynote Speech:

The Emerging Trends in Management in Creative Industries

11:50-13:30 Lunch
13:30-15:00 Session 1:

Talent Management Strategies in Creative Industries

l   Moderator: Dr. XXX (5 mins)
(Shih Chien University)

l   Speaker: Dr. Manabu Sato (30 mins)

l   Discussants:
1. Dr. XXX (20 mins) 2. Dr. XXX (20 mins)

l   Q & A (15 mins)

15:00-15:20 Tea Break

(編註:因版面篇幅有限,議程表範例Session 2 內容略)

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會議規則》善用四大句型 事先提醒

 

會議規則通常包括響鈴規則、提問方式與資料引用提醒等,下以實例介紹四種常用句型。

 

一、S + V, Ved:在主要子句後方加上動詞被動態(Ved),表示一種被動的狀況或補充說明前面的主要子句。通常主要結構的含義會影響後面的事件,或由後段文字延續前面句子的說明。(見例句1)

 

二、…use + 語言…as:註明研討會議所使用的語言。(見例句2)

 

三、be limited to + 時間:用以表示該活動應控制在一段規定的時間內。研討會中,時間控制相當重要,與會觀眾提問時,主辦單位通常也會限定在二到三分鐘內。(見例句3)

 

四、identify oneself by + 方法/ 工具/ 手段:要求與會者提問時,先介紹自己,例如敘明姓名、職稱等,以便他人辨識。(見例句4)

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會議規則範例

Rules and Regulations

  1. (例句1)The Symposium is a one-day meeting, divided into one keynote speech and two panel sessions. (例句2)The meeting uses Chinese and English as its official languages, with simultaneous interpretations provided for all participants.
  2. For better time control, the presenter will be given three-minute reminder with a short bell ring. When the time is up, the bell will ring twice. (例句3)Each question in Q&A session is limited to 2 minutes. (例句4)All persons who would like to join Q&A shall identify yourself by stating your name, the affiliated institution, and the job title before presenting your comments or questions.
  3. During the symposium, please turn your cell phone to silent or vibration mode.
  4. All presenters’materials are working drafts; to cite, please ask for their permissions.

會議規則與注意事項

  1. (例句2)本次會議為期1 天,分為1 場專題演講及2 場專題座談。 (例句2)會議官方語言並採「中文及英文」全程並安排中英文同步翻譯。
  2. 為了順利掌控議程進度,發表人時間剩餘3 分鐘時響鈴1 次,時間結束響鈴2 次。(例句3) 每人每次提問以2 分鐘為限。(例句4) 如想參與提問,請先敘明服務單位、職稱及姓名,接著再提出您的評論或問題。
  3. 會議進行期間,請將手機調為靜音或震動模式。
  4. 發表人之會議資料皆為初稿,如需引用須徵得本人同意。

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編輯原則》留心專家簡經歷 謹慎編纂

 

會議手冊篇幅應適中,例如學者專家的簡歷,可摘要三到五項較為重要或近期的經歷即可。但任何編纂都建議寄給相關人士審視。

(本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫)

 

表一 不同層級學者的英文寫法

中文 英文
名譽教授 Professor Emeritus
特聘教授 Distinguished Professor
講座教授 Chair Professor
教授 Professor
副教授 Associate Professor
助理教授 Assistant Professor
兼任教授 Adjunct Professor
資深講師 Senior Lecturer
講師 Lecturer

 

英文會議手冊必學關鍵字

agenda(議程)

venue(地點、發生地)

moderator(會議主席、會議主持人)

panelist(專題討論與談人)

opening ceremony ∕ closing ceremony(開幕式/閉幕式)

reminder(提醒物,可指研討會之響鈴)

affiliated institution(所屬機構)

job title(職稱)

silent mode ∕ vibration mode(手機的靜音模式/震動模式)

cite(引用)

 

陳超明

台灣全球化教育推廣協會理事長

實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授

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