國際會議英文簡報: 事前準備

上一期本專欄進行了國際研討會及論壇的提問與討論等內容簡介,並提供實用句型和必學單字,然而,如果你或長官同事參加了國際會議,要由你負責準備會議演講的話,當中又有哪些環節要留意呢?

 

怡玫在擎天藝術公司擔任總經理秘書。總經理應邀擔任「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會的其中一位講者,報告台灣文化產業現況的發展。怡玫的工作則是協助總經理整理出演講時的注意事項、講稿大綱與相關資料供其參考。但是從未參加過國際研討會的怡玫,必須從何處著手呢?

 

怡玫擔任總經理秘書,必須熟知所有演講相關細節,將不確定因素控制至最低,讓總經理可以無後顧之憂地準備演講。怡玫有哪些必須注意的事項呢?

 

國際會議簡報前的注意事項

 

一、演講時間:以現場聽眾的專注時間為考量,一般國際會議的演講時間,須控制在18分鐘左右,留二分鐘做彈性運用。唯獨專題演講(keynote speech)的演講時間較長,有50到60分鐘之久。講者必須針對演講的時間長短,決定演講內容的精簡程度。重要的國際會議中,為了避免超時,講者必須反覆練習,將演講長度控制在規定時間內。

 

二、場地確認:若講者事前未曾造訪過該演講場地,務必確認場地的配置與進出動線。若無法進行場勘,也必須先向主辦單位索取場地的配置圖或照片,了解講者屆時所站的位置與來回走動的範圍。如果講者必須播放音檔或影片檔,也須事先詢問場地是否提供無線網路,並且其影音器材是否完備。如果講者使用的是自己的電腦做簡報投影,也記得自行攜帶轉接頭,甚至攜帶備用電腦,以防主要電腦出現突發狀況。

 

三、提前抵達會場:即使講者已在演講前確認了以上種種注意事項,也別忘了演講當日提早到會場準備,並且請秘書或助理實際演練操作該場地的硬體設備,如此一來才有足夠的時間應變或處理突發狀況。講者提早抵達會場也能避免讓聽眾

看到自己匆忙的窘況,保持從容不迫的態度與整潔的儀容,也是演講成功的秘訣之一。

 

確認演講的情境

 

講者在著手撰寫講稿前,必須先確認聽眾身分、溝通目的等情境(context),接著才能決定自己須使用何種演講類型(genre),好成功與聽眾做連結。詳細情境檢核,請見表一。

透過表一的檢查表,能讓講者知道自己必須使用何種語言模式演講才是合宜並且有效的。比如說,若聽眾非母語人士,則講者就應該避免使用該語言中的俚俗語,或是避免舉該文化的特殊例子作為說明。

 

又或是,想要說服聽眾時應使用說服式演講(persuading presentation);若要介紹、報告趨勢概念時,則應使用報告式演講(reporting presentation)。有關這兩者的差異請見表二,兩者的架構重點則請見表三。

報告式演講因為較為重視議題的數據與論證,細部的架構較為複雜,若要為此準備演講簡報,讀者不妨一併參考表四的細部架構。

請注意兩種演講類型的界線並非黑白分明,講者可在說服式演講中加入一些報告式演講的準則:以數據資料說服聽眾。反之,講者也可在報告式演講中使用一些說服的策略:以建議的方式報告資料。

 

最後稍稍要留意的是,在文化慣例上,中文的敘事邏輯和英文的敘事邏輯並不相同。簡單來說,中文的敘事原則為非線性邏輯,主要訊息通常於結尾出現;英文則為線性邏輯,主要訊息通常出現在開頭處,相關差異請見表五。

以上是英語演講準備期間須留意的各種細節,同時提供方便進行準備的架構工具。下一期將會繼續就英語演講提供情境案例、實用句型與必學單字,請讀者不要錯過。(本文由陳超明、彭若寧共同撰寫)

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